Datenschutzerklärung für Bewerber*innen und Recruiting

Datenschutzrechtliche Information zur Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten gemäß Art. 13 DSGVO

I. Vorbemerkungen

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die Sie als Person betreffen. Wir verarbeiten die im Rahmen Ihrer Bewerbung bei der Ingenics Digital GmbH von Ihnen angegebenen und an uns übermittelte Daten, zu denen in der Regel gehören:

• Ihre Stammdaten, wie Vor- und Nachname, Anrede und Titel,
• Ihre Kontaktdaten: Kontaktinformationen wie Anschrift, Mobil-/Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse, ggf. berufliche Position,
• Ihre Bewerbungsdaten, bestehend aus Anschreiben, Lebenslauf sowie den üblichen Nachweisen und Zeugnissen.

Verantwortliche Stelle gem. Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die im Rahmen Ihrer Bewerbung erfolgende Datenverarbeitung ist:
Ingenics Digital GmbH
Lochhammer Schlag 21
82166 Gräfelfing bei München

Telefon: 089/89868-100
E-Mail: info@ingenics-digital.com

Bei datenschutzrechtlichen Fragen wenden Sie sich bitte an die oben bezeichnete Adresse mit dem Zusatz „An den Datenschutzbeauftragten“ oder schreiben uns per E-Mail an: info@ingenics-digital.com

Weitere Hinweise zum Datenschutz bei uns finden Sie in der Datenschutzerklärung der allgemeinen Website unter https://www.ingenics-digital.com/de/datenschutz.
 

II. Hinweise zur Verarbeitung von Bewerberdaten

1. Datenkategorien
(1) Wenn Sie uns im Rahmen des Bewerbungsprozesses personenbezogene Daten mitteilen, werden diese zur Erhebung, Verarbeitung und / oder Nutzung in folgende Datenarten und Datenkategorien eingeteilt:

• Bewerberdaten
• Kommunikationsdaten und Adressdaten
• Auskunftsangaben (Wodurch sind Sie aufmerksam geworden)
• Bewerber-Daten via Upload zur Verfügung gestellt (z.B. Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate)
• Bewerbungsfoto
• Daten über die Beurteilung und Bewertung im Bewerbungsverfahren
• Bewerbungshistorie

Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören Ihre Stammdaten (wie Vorname, Nachname, Namenszusätze), Kontaktdaten (etwa private Anschrift, (Mobil-, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), alle Daten, die sich aus Ihren Bewerbungsunterlagen ergeben (ggf. auch Gesundheitsdaten, soweit darin enthalten) sowie ggf. Daten zur Bankverbindung (um Reisekosten zu erstatten).

(2) Ihre personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt bei Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhoben. Daneben können wir Daten von Dritten (z. B. Stellenvermittlung) erhalten haben. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. beruflichen Netzwerken) zulässigerweise gewonnen haben.

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
(1) Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der DSGVO, des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze (z.B. ArbZG, etc.).
(2) Die Datenverarbeitung dient ausschließlich der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO i.V.m. § 26 Abs.1 Satz 1 BDSG.
(3) Daneben können ggf. Ihre gesonderten Einwilligungen gem. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a), 7 DSGVO i.V.m. § 26 Abs.2 BDSG als datenschutzrechtliche Erlaubnisvorschrift herangezogen werden. Soweit Ihre Bewerbungsunterlagen Fotoaufnahmen und weitere von ihnen freiwillig im Rahmen des Bewerbungsverfahrens übermittelte Daten enthalten, sehen wir darin eine konkludente Einwilligung zur Verarbeitung dieser Daten. Rechtsgrundlage ist damit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) iVm § 26 Abs. 2 BDSG. Sie sind berechtigt, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
(4) Wenn Sie uns Ihre Erlaubnis erteilt haben, Ihre personenbezogenen Daten über das Bewerbungsverfahren hinaus für einen festgelegten Zeitraum zu speichern oder die Daten im Konzernverbund für ähnliche Besetzungsverfahren zu verwenden, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG.
(5) Weiterhin können wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1, S.1 lit. f DSGVO - das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).
(6) Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten (insbesondere Gesundheitsdaten, z. B. eine Schwerbehinderung) iSv Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, geschieht dies gem. Art. 9 Abs. 2 DSGVO, z.B. kann dies im Rahmen des Bewerbungsprozesses dazu dienen, die uns gemäß § 164 SGB IX obliegenden Pflichten zu erfüllen.

3. Aufnahme in den Bewerberpool
(1) Falls wir Ihnen auf eine konkrete Stelle keine Zusage erteilen können, wir Ihr Profil aber bei eventuellen späteren Vakanzen berücksichtigen möchten, erfragen wir Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) in die Aufnahme Ihre Daten in unseren Bewerberpool. So können wir zu einem späteren Zeitpunkt zum Zwecke der Bewerbungs- und Stellenbesetzungsprozesse anderer Stellenangebote dann erneut mit Ihnen in Kontakt treten. Es entsteht Ihnen kein Nachteil in derzeitigen Bewerbungs- und Stellenbesetzungsprozessen, falls Sie der Aufnahme in den Bewerberpool nicht zustimmen.
(2) Die Aufnahme in unseren Bewerberpool erfolgt ausschließlich zu dem Zweck, Ihre Bewerbung im Rahmen einer zukünftigen freien Stelle berücksichtigen zu können. Dies umfasst auch eine Kontaktaufnahme durch die Ingenics Digital GmbH.
(3) Nach Erteilung der Einwilligung in die Aufnahme in den Bewerberpool speichern wir Ihre Daten für 5 Jahre. Danach werden Ihre Daten automatisch gelöscht.
(4) Sie haben das Recht nach Art. 7 Abs. 3 Satz 1 DSGVO, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird; dadurch können Sie auch die Dauer der Verarbeitung bestimmen. Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten für den Bewerberpool erfolgt freiwillig; wird sie nicht erteilt, entstehen keine Nachteile. Eine Berücksichtigung Ihrer Bewerbung bei zukünftigen freien Stellen kann jedoch in diesem Fall nicht mehr erfolgen.

4. Datenweitergabe
Innerhalb der Ingenics Digital GmbH und ggf. im Konzernverbund erhalten nur die Personen und Stellen Ihre personenbezogenen Daten, die für das konkrete Bewerbungsverfahren zuständig sind. Das sind die Mitarbeiter in der Personalabteilung sowie die Fachbereiche, in denen eine Stelle besetzt werden soll, die Führungskräfte und die potenziellen Vorgesetzten, gegebenenfalls erhält der Betriebsrat die Bewerbungsunterlagen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zum Zwecke der Prüfung Ihrer Qualifikation sowie im Rahmen der Abwicklung des aktuellen oder von späteren Bewerbungsverfahren und Stellenbesetzungsprozessen.
Auch von uns eingesetzte und im Auftrag tätige Dienstleister (sog. Auftragsverarbeiter, vgl. Art. 28 DSGVO) können zu diesen genannten Zwecken Daten verarbeiten, zB zur technischen Umsetzung des Bewerbungsverfahrens.

5. Übermittlung in ein Drittland
Wir übermitteln keine personenbezogenen Daten an Dritte außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR).

6. Speicherdauer
(1) Soweit keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist existiert, werden die Daten gelöscht, sobald eine Speicherung nicht mehr erforderlich, bzw. das berechtigte Interesse an der Speicherung erloschen ist. Sofern keine Einstellung erfolgt, ist dies regelmäßig spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens der Fall.
(2) In Einzelfällen kann es zu einer längeren Speicherung von einzelnen Daten kommen (z. B. Reisekostenabrechnung). Die Dauer der Speicherung richtet sich dann nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bspw. aus der Abgabenordnung (6 Jahre) oder dem Handelsgesetzbuch (10 Jahre).
(3) Sofern Sie uns Ihre Erlaubnis erteilt haben (zB in die Aufnahme in unseren Bewerberpool), Ihre personenbezogenen Daten über das Bewerbungsverfahren hinaus für einen festgelegten Zeitraum zu speichern, gilt dieser Aufbewahrungszeitraum.

7. Automatisierte Einzelfallentscheidungen oder Profiling
Wir nutzen keine rein automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung iSd Art. 22 DSGVO – einschließlich Profiling – über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.

8. Notwendigkeit der Datenbereitstellung
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die wir für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung benötigen. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, Ihre Bewerbung eingehend zu prüfen oder mit Ihnen zu kommunizieren. Wenn wir Ihre Bewerbung nicht bearbeiten können, werden wir Sie im laufenden Bewerbungsverfahren nicht berücksichtigen.
 

III. Datenschutzrechte

(1) Als Betroffener stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO,
• das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO,
• das Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO,
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO,
• das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DS-GVO sowie
• das Recht auf Widerspruch gegen die Datenverarbeitung nach Art. 21 DS-GVO.

Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.

(2) Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e) oder f) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.
(3) Ihre erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
(4) Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gem. Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG, wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden.

Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist das
Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht
Promenade 18
91522 Ansbach
Telefon: +49 (0) 981 180093-0
Telefax: +49 (0) 981 180093-800
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de

(5) Wir erfüllen sämtliche der Ihnen zustehenden Rechte unentgeltlich und unverzüglich. Wenden Sie sich hierzu und bei allen weiteren Fragen bitte unter den eingangs angegebenen Kotaktdaten direkt an uns oder an unseren Datenschutzbeauftragten.

Stand der Datenschutzerklärung: Mai 2024